Hinweisgebersystem
Hinweisgebersystem und Verfahrensordnung der Bünting Unternehmensgruppe
Hinweisgebersystem und Verfahrensordnung der Bünting Unternehmensgruppe
Die Bünting Unternehmensgruppe (nachfolgend: „Bünting“) bekennt sich zu effektiver Compliance. Compliance bedeutet die Einhaltung von Recht und Gesetz und der internen Regeln von Bünting sowie die Schaffung von Strukturen, damit sich Bünting, die Unternehmensleitung sowie all ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter rechtmäßig verhalten können. Der Compliance-Ombudsmann und das nach ISO 27001 zertifizierte Hinweisgebersystem www.safewhistle.info sind Bestandteil des Compliance-Systems und der Compliance-Kultur von Bünting.
Warum hat Bünting einen Compliance-Ombudsmann bestellt?
Ihre Hinweise helfen uns, Verstößen gegen geltendes Recht oder interne Richtlinien von Bünting frühzeitig entgegenzuwirken und Schäden von unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, Geschäftspartnern, Dritten und auch von Bünting abzuwenden. Deshalb hat Bünting einen Compliance-Ombudsmann bestellt, an den sich Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, Geschäftspartner sowie Dritte als externen, unabhängigen und unparteiischen Ansprechpartner wenden können, wenn sie Anhaltspunkte dafür haben, dass Verstöße gegen geltendes Recht oder interne Vorschriften von Bünting vorliegen.
Welche hinweisgebenden Personen werden geschützt?
Jede hinweisgebende Person, die gutgläubig ist, ist dazu berechtigt, Hinweise zu erteilen. Gutgläubige hinweisgebende Personen fallen unter den Schutzbereich dieser Verfahrensordnung. Gutgläubigkeit liegt vor, wenn die hinweisgebende Person zum Zeitpunkt der Meldung davon ausgeht, dass die von ihr übermittelten Informationen der Wahrheit entsprechen.
Welche Verstöße sind relevant?
Relevant sind sämtliche Verstöße gegen geltendes Recht, insbesondere aus dem Bereich der Wirtschaftskriminalität oder Verstöße gegen menschenrechtsbezogene und umweltbezogene Pflichten und zwar insbesondere solche gemäß § 2 Abs. 2 und 3 des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes. Aber auch Verstöße gegen interne Vorschriften von Bünting können gemeldet werden.
Sollten Sie hingegen eine Frage zu Ihrer Bestellung haben, ein Produkt reklamieren wollen, mit unseren Leistungen oder unserem Service unzufrieden sein oder ein anderes Anliegen haben, dann nutzen Sie bitte unsere üblichen Kontaktmöglichkeiten.
Wie erteile ich einen Hinweis?
Bitte teilen Sie dem Compliance-Ombudsmann mit,
- bei welchem Unternehmen oder Unternehmensteil
- was
- wann
- wo
- mit welchen Beteiligten
passiert ist.
Ebenfalls interessieren den Compliance-Ombudsmann, welche weiteren – ggf. an den konkreten Vorgängen unbeteiligten – Personen hiervon Kenntnis haben und ob es Unterlagen (z. B. E-Mails, Fotos) hierzu gibt.
Bitte prüfen Sie vor Erteilung des Hinweises sorgfältig, ob die Angaben, die Sie machen, auch inhaltlich zutreffen. Insbesondere dürfen Sie keine Angaben machen, von denen Sie wissen, dass sie falsch sind.
Bitte teilen Sie dem Compliance-Ombudsmann auch mit, wie dieser Sie im Falle von Rückfragen erreichen kann.
Welche Kosten sind mit der Erteilung eines Hinweises verbunden?
Mit der Erteilung eines Hinweises sind für die hinweisgebende Person keine Kosten verbunden.
Wie verhalte ich mich, wenn ich mir nicht sicher bin, ob ein relevanter Verstoß vorliegt?
Sollten Sie sich nicht sicher sein, verwenden Sie bitte Formulierungen wie „Ich glaube...“, „Ich halte es für möglich...“
Bei Unsicherheiten in der Darstellung, der Bewertung und/oder der Vorgehensweise können Sie vorher – auch anonym – und kostenfrei mit dem Compliance-Ombudsmann über den Fall sprechen.
Muss ich meine Identität preisgeben, wenn ich einen Hinweis erteile?
Auf Wunsch bleiben die hinweisgebenden Personen anonym. Hinweisgebende Personen können mit dem Compliance-Ombudsmann verabreden, wie dieser sie bei Rückfragen erreichen kann, wenn die hinweisgebenden Personen anonym bleiben möchten. Auch bei einer anonymen Meldung dürfen keine falschen Informationen übermittelt werden.
Wie wird die Identität der hinweisgebenden Person geschützt?
Hinweisgebende Personen können von dem Compliance-Ombudsmann verlangen, dass er ihre Identität schützt und er ihre Identität sowie weitere Informationen, welche Rückschlüsse auf ihre Identität geben, nicht an Bünting weitergibt.
Als Rechtsanwalt ist Dr. Johannes Dilling Berufsgeheimnisträger und darf eine ihm bekannte Identität einer hinweisgebenden Person nicht an Dritte weitergeben, ohne sich strafbar zu machen. Herr Dr. Dilling hat geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ergriffen, um die bei ihm eingehenden Hinweise so zu schützen, dass Dritte hierauf nicht zugreifen können.
Die Informationen, die Herr Dr. Dilling an Bünting weitergibt, werden dort ebenfalls vertraulich behandelt und geschützt. Die Personen, die bei Bünting für die Bearbeitung der Hinweise zuständig sind, sind von Gesetzes wegen zur Verschwiegenheit verpflichtet, soweit die Verletzung menschenrechts- und umweltbezogener Pflichtverletzungen gemeldet wird. Sie werden auch vertraglich dazu verpflichtet, eingehende Hinweise und insbesondere die Identität einer hinweisgebenden Person vertraulich zu behandeln. Darüber hinaus sind die bei Bünting für die Bearbeitung der Hinweise zuständigen Personen unabhängig und nicht an Weisungen gebunden. Insbesondere erhalten Sie weder von der Unternehmensleitung noch vom Betriebsrat inhaltliche oder verfahrensmäßige Anweisungen bezüglich der Führung eines Verfahrens, etwa zu Art, Umfang des Verfahrens oder zu dessen Beendigung. Bünting stellt organisatorisch sicher, dass nur diejenigen Personen, die für die Bearbeitung der Hinweise zuständig sind, auf die Hinweise und die damit überreichten Unterlagen zugreifen können.
Ohne Einwilligung der hinweisgebenden Person dürfen auch bei der internen Bearbeitung der Hinweise bei Bünting die Identität der hinweisgebenden Person sowie Umstände, welche Rückschlüsse auf die Identität der hinweisgebenden Person erlauben, nicht weitergegeben werden.
Ist der Schutz der Vertraulichkeit der Identität absolut?
Nein, das ist er nicht.
Zum einen sieht das Hinweisgeberschutzgesetz in § 9 Abs. 2 Ausnahmen von der Vertraulichkeit vor, die es beispielsweise erlauben, die Identität einer hinweisgebenden Person an eine Strafverfolgungsbehörde weiterzugeben, wenn diese dies verlangt. Auf § 9 Abs. 2 HinSchG wird ausdrücklich verwiesen.
Zum anderen genießen nur solche Personen Vertraulichkeitsschutz, die gutgläubig sind, also nicht vorsätzlich oder grob fahrlässig falsche Informationen übermitteln. Eine hinweisgebende Person, die vorsätzlich oder grob fahrlässig falsche Informationen übermittelt, muss damit rechnen, dass ihre Identität über ein Auskunftsbegehren der betroffenen Person gemäß Art. 15 Abs. 1 DS-GVO bekannt wird und die betroffene Person Schadensersatzansprüche geltend macht.
Schließlich besteht weder bei Herrn Dr. Dilling noch Bünting Beschlagnahmeschutz, d. h. im Falle einer behördlichen Untersuchung dürfen Behörden Unterlagen beschlagnahmen, aus denen die Identität der hinweisgebenden Person hervorgeht.
Hinweisgebenden Personen, die befürchten, dass ihre Identität bekannt wird, wird deshalb dazu geraten, eine Meldung anonym abzugeben. Auch bei einer anonymen Meldung dürfen keine falschen Informationen übermittelt werden.
Sollten Sie sich nicht sicher sein, gilt auch an dieser Stelle: Bitte verwenden Sie Formulierungen wie „Ich glaube...“, „Ich halte es für möglich...“, „Es könnte sein, dass…“
Muss ich berufliche Nachteile befürchten, wenn ich einen Hinweis erteile?
Nein, gegen hinweisgebende Personen gerichtete berufliche Benachteiligungen und Repressalien sind streng verboten. In dem Lieferantenkodex von Bünting und in den Lieferantenverträgen von Bünting sind zudem Regelungen enthalten, die es Lieferanten von Bünting untersagen, Repressalien zu ergreifen, wenn hinweisgebende Personen einen Hinweis erteilen. Das gilt auch für die Androhung und den Versuch, Repressalien auszuüben. Vergeltungsmaßnahmen aufgrund von Hinweisen werden nicht toleriert. Hinweisgebende Personen werden ermutigt, es zu melden, sollten sie seitens Mitarbeitenden von Bünting oder seitens Lieferanten von Bünting Benachteiligungen und Repressalien ausgesetzt werden, weil sie gutgläubig einen Hinweis erteilt haben. Bünting wird hierauf gegenüber diesen Mitarbeitenden oder Lieferanten in angemessener Weise (z. B. Abmahnung, Durchführung eines Workshops, Forderung einer Wiedergutmachung) reagieren.
Im Rahmen des Meldeverfahrens und auch bei Abschluss des Meldeverfahrens wird der Compliance-Ombudsmann bei den hinweisgebenden Personen abfragen, sollten diese infolge des Hinweises seitens Mitarbeitender von Bünting oder seitens Lieferanten von Bünting Repressalien ausgesetzt worden sein.
Auch nach Abschluss des Verfahrens können hinweisgebende Personen dem Compliance-Ombudsmann es melden, sollten sie infolge des Hinweises seitens Mitarbeitender von Bünting oder seitens Lieferanten von Bünting Repressalien ausgesetzt sein.
Welche Position hat der Compliance-Ombudsmann?
Der Compliance-Ombudsmann ist keine Schlichtungsstelle für Streitigkeiten. Das Mandatsverhältnis besteht nur zwischen dem Unternehmen und dem Compliance-Ombudsmann. Gleichwohl handelt der Compliance-Ombudsmann unparteiisch und ist nicht an Weisungen von Bünting gebunden. Der Compliance-Ombudsmann ist als Rechtsanwalt schon von Gesetzes wegen zur Verschwiegenheit verpflichtet.
Was passiert mit dem Hinweis?
Der Compliance-Ombudsmann gibt Ihnen innerhalb von 24 Stunden eine Rückmeldung dazu, dass der Hinweis eingegangen ist. Der Compliance-Ombudsmann klärt mit der hinweisgebenden Person den Sachverhalt, welche Erwartungen seitens der hinweisgebenden Person in Bezug auf mögliche Präventions- oder Abhilfemaßnahmen bestehen und prüft, ob der Hinweis in den Anwendungsbereich des Beschwerdeverfahrens fällt und zwar insbesondere, ob eine menschenrechts- oder umweltbezogene Pflichtverletzung i. S. v. § 2 Abs. 2 und 3 des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes vorliegen könnte. Sollte aus Sicht des Compliance-Ombudsmannes kein relevanter Verstoß vorliegen, begründet er dies gegenüber der hinweisgebenden Person. Sollte hingegen ein relevanter Verstoß möglich erscheinen, bereitet der Compliance-Ombudsmann den Hinweis auf und gibt diesen vertraulich an die Rechtsabteilung von Bünting weiter. Die Rechtsabteilung von Bünting entscheidet ggf. mit der Unternehmensleitung, wie mit diesem Hinweis umzugehen ist. Sofern hinreichend konkrete Verdachtsmomente für Rechts- oder Richtlinienverstöße vorliegen, werden diese intern untersucht, um ein mögliches Fehlverhalten aufklären und abstellen zu können. Auch dies geschieht in der Regel vertraulich und diskret, um die Interessen der hinweisgebenden Person und der von den Hinweisen betroffenen Personen zu wahren. Spätestens drei Monate nach Erteilung des Hinweises erhält die hinweisgebende Person eine Rückmeldung von dem Compliance-Ombudsmann, ob der gemeldete Verstoß festgestellt werden konnte. Sollte dies der Fall sein, wird dem Verstoß abgeholfen. Dabei werden die Erwartungen der hinweisgebenden Person einbezogen. Die hinweisgebende Person wird ermutigt, es zu melden, sollten ihrer Auffassung nach die getroffenen Abhilfemaßnahmen nicht ausreichen.
Wie erreiche ich den Compliance-Ombudsmann?
Sie können den Compliance-Ombudsmann auf jede denkbare Weise (Telefon, Mail, Fax, Post oder über das Hinweisgebersystem www.safewhistle.info) kontaktieren. Der Compliance-Ombudsmann steht auch für persönliche Treffen mit hinweisgebenden Personen zur Verfügung, auf Wunsch auch im Wege einer Bild-Ton-Übertragung. Wenn Sie eine verschlüsselte Kommunikation wünschen, können Sie auch die Messenger-Dienste Signal und Threema nutzen und darüber den Compliance-Ombudsmann erreichen. Ebenso ist es möglich, über Protonmail dem Compliance-Ombudsmann verschlüsselte E-Mails an folgende Adresse zu schicken:
Die Kontaktdaten lauten wie folgt:
Rechtsanwalt Dr. Johannes Dilling
Landgrafenstraße 49
50931 Köln
Telefon: +49 (0) 221 933 107 40
Handy: +40 (0) 163 347 6111
Fax: +49 (0) 221 933 107 42
www.ra-dilling.de
www.safewhistle.info
Threema-ID: 3PX6278J
Über das Hinweisgeberportal www.safewhistle.info, die dort hinterlegten Messengerdienste, per E-Mail und auf dem Postweg können hinweisgebende Personen in einer dort hinterlegten Sprache ihrer Wahl Verstöße melden.
Ebenso können hinweisgebende Personen von dem Compliance-Ombudsmann verlangen, dass bei einem persönlichen Treffen mit dem Compliance-Ombudsmann ein besonders zur Vertraulichkeit verpflichteter Dolmetscher teilnimmt, der aus der und in die Landessprache der hinweisgebenden Person übersetzen kann.
Auf besonderen Wunsch einer hinweisgebenden Person stellt Bünting im Einzelfall eine Compliance-Ombudsfrau als Ansprechpartnerin.
Des Weiteren können etwaige Beschwerden bzgl. eines Verstoßes der Sorgfaltspflichten der Lieferkette ebenso anonym in einem Beschwerdeportal eingereicht werden:
https://prod.osapiens.cloud/portal/portal/webbundle/supplier-os-hub/supplier-os-hub/public-access-app/complaint.html#/public/hub/buenting/DEFAULT/complaint/new
Externe Meldestellen
Hinweisgebende Personen können Informationen über Verstöße wahlweise auch an externe Meldestellen melden.
1. Bundesamt für Justiz
Die externe Meldestelle ist grundsätzlich das
Bundesamt für Justiz
Adenauerallee 99 – 103
53113 Bonn.
Informationen über das Meldeverfahren beim Bundesamt für Justiz, auf die gemäß § 24 Abs. 4 S. 1, 2 HinSchG verwiesen wird, finden Sie hier:
https://www.bundesjustizamt.de/DE/MeldestelledesBundes/MeldestelledesBundes.html
Das Online-Meldeverfahren finden Sie unter folgendem Link:
https://www.bundesjustizamt.de/DE/MeldestelledesBundes/MeldestelledesBundes_node.html
2. Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin)
Zuständige externe Meldestelle für Meldungen gemäß § 21 Nr. 1 und Nr.2 HinSchG ist die
Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin)
Graurheindorfer Straße 108
53117 Bonn
Informationen über das Meldeverfahren der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht, auf die gemäß § 24 Abs. 4 S. 1, 2 HinSchG verwiesen wird, finden Sie hier:
https://www.bafin.de/DE/DieBaFin/Hinweisgeberstelle/hinweisgeberstelle_node.html
Das Online-Meldeverfahren finden Sie unter folgendem Link:
https://www.bkms-system.net/bkwebanon/report/clientInfo?cin=2BaF6&c=-1&language=ger
3. Bundeskartellamt
Zuständige externe Meldestelle für Meldungen gemäß § 22 Abs. 1 HinSchG ist das
Bundeskartellamt
Kaiser-Friedrich-Straße 16
53113 Bonn
Verstöße können jederzeit gemeldet werden und zwar unabhängig vom Ausgang eines Verfahrens über eine interne Meldung.
Informationen über das Meldeverfahren des Bundeskartellamtes, auf die gemäß § 24 Abs. 4 S. 1, 2 HinSchG verwiesen wird, finden Sie hier:
https://www.bkms-system.net/bkwebanon/report/channels?id=bkarta&language=ger
Das Online-Meldeverfahren finden Sie unter folgendem Link:
4. Europäisches Amt für Betrugsbekämpfung
Des Weiteren können hinweisgebende Personen - auf Wunsch auch anonym - mögliche Betrugsfälle sonstige schwerwiegende Unregelmäßigkeiten mit potenziell negativen Auswirkungen zu Lasten von EU-Mitteln bei dem Europäischen Amt für Betrugsbekämpfung (OLAF) melden:
Europäische Kommission
Europäisches Amt für Betrugsbekämpfung (OLAF)
1049 Brüssel
Informationen über das Meldeverfahren beim Europäischen Amt für Betrugsbekämpfung, auf die gemäß § 24 Abs. 4 S. 1, 2 HinSchG verwiesen wird, sowie das Online-Meldeverfahren finden Sie hier:
ENGLISH
Whistleblower System and Rules of Procedure of the Bünting Group of Companies
Whistleblower System and Rules of Procedure of the Bünting Group of Companies
The Bünting Group of Companies (hereinafter: "Bünting") is committed to effective compliance. Compliance means respecting the law and Bünting's internal rules as well as creating structures so that Bünting, the company management and all its employees may behave lawfully. The Compliance Ombudsman and the ISO 27001 certified whistleblowing system www.safewhistle.info are part of Bünting's compliance system and compliance culture.
Why has Bünting appointed a Compliance Ombudsman?
Your reports help us to counteract violations of applicable law or Bünting's internal guidelines at an early stage and to prevent damage to our employees, business partners, third parties and Bünting. For this reason, Bünting has appointed a compliance ombudsman to whom employees, business partners and third parties can turn as an external, independent and impartial contact if they have indications that violations of applicable law or internal Bünting regulations have occurred.
Which whistleblowers are protected?
Any whistleblower who is acting in good faith shall be entitled to make report. Persons acting in good faith are covered by these Rules of Procedure. A whistleblower is acting in good faith if, at the time the report is made, the whistleblower believes that the information he or she has provided is true.
Which violations are relevant?
All violations of applicable law are relevant, in particular from the area of white-collar crime or violations of human rights-related and environmental obligations, and in particular those in accordance with Section 2 (2) and (3) of the German Supply Chain Compliance Obligations Act (Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz). Violations of Bünting's internal regulations can also be reported.
However, if you have a question about your order, want to complain about a product, are dissatisfied with our performance or service, or have any other concerns, please use our usual contact options.
How to make a report?
Please inform the Compliance-Ombudsman,
at which company or part of a company
- what
- when
- where
- with which participants
happened.
The Compliance Ombudsman would also be interested to know which other persons - possibly not involved in the specific events - have knowledge and whether there are any relevant documents (e.g. e-mails, photos).
Before providing the information, please check carefully whether the information you provide is correct. In particular, you must not make any statements that you know to be false.
Please also inform the Compliance Ombudsman how he can contact you in case of queries.
Do I have to pay anything for making a report?
Making a report is free of charge for whistleblowers.
How do I act correctly if I am not sure whether there is a relevant violation?
If you are not sure, please use phrases such as "I believe...", "I think it is possible...".
If you are uncertain about the presentation, the assessment and/or the course of action, you can talk to the Compliance Ombudsman about the case beforehand - also anonymously - and free of charge.
Do I have to reveal my identity when I make a report?
Whistleblowers can remain anonymous. Whistleblowers can arrange with the Compliance Ombudsman how he can contact them in case of queries if the whistleblower wishes to remain anonymous. Even in the case of an anonymous report, no false information may be transmitted.
How is the identity of the whistleblower protected?
Whistleblowers may ask the Compliance Ombudsman to protect their identity and not to disclose their identity or any other information that may reveal their identity to Bünting.
As a lawyer, Dr Johannes Dilling is a holder of professional secrecy and may not disclose the identity of a person providing information to third parties without incurring his criminal liability. Dr. Dilling has taken appropriate technical and organisational measures to protect the information he receives in such a way that third parties have no access to it.
The information that Dr. Dilling passes on to Bünting is also treated confidentially and protected there. The persons responsible for processing the information at Bünting are legally obliged to maintain confidentiality insofar as the violation of human rights and environmental obligations is reported. They are also contractually obliged to treat any information received, and in particular the identity of any whistleblower, confidentially. Furthermore, the persons responsible at Bünting for processing the information are independent and not bound by instructions. In particular, they do not receive instructions from the company management or the works council regarding the content or the procedure, e.g. regarding the type and scope of the procedure or its termination. Bünting ensures by organisational measures that only those persons who are responsible for processing the information have access to the information and the documents submitted with it.
Without the consent of the whistleblower, the identity of the whistleblower and any other information that may reveal the identity of the whistleblower may not be disclosed, even during internal investigations.
Is there a complete protection of confidentiality?
No, it is not.
On the one hand, the German Whistleblower Protection Act (HinSchG) provides for exceptions to confidentiality in Section 9 para. 2, which, for example, that the identity of a whistleblower may be disclosed to a law enforcement agency if the latter so requests. Explicit reference is made to Section 9 para. 2 HinSchG.
On the other hand, only those persons enjoy confidentiality protection who are acting in good faith, i.e. who do not intentionally or grossly negligently transmit false information. A whistleblower who intentionally or grossly negligently provides false information must expect that his or her identity will become known through a request for information from the data subject pursuant to Article 15 (1) of the General Data Protection Regulation and that the data subject will assert claims for damages.
Finally, neither Dr. Dilling nor Bünting are protected against seizure, i.e. in the event of an official investigation, authorities may seize documents from which the identity of the person providing the information can be deduced.
Whistleblowers who fear that their identity will become known are therefore advised to make a report anonymously. Even in the case of an anonymous report, no false information may be transmitted.
If you are not sure, please use phrases such as "I think...", "I think it is possible...", "It could be that..."
Do I have to fear professional disadvantages if I make a report?
No, professional discrimination and reprisals against whistleblowers are strictly prohibited. The Bünting Supplier Code of Conduct and Bünting's supplier contracts also contain provisions that Bünting's suppliers must not take any reprisals if whistleblowers make a report. This also applies to threats and attempts of reprisals. Reprisals based on reports will not be tolerated. Whistleblowers are encouraged to report if they are subject to discrimination and reprisals by employees of Bünting or by suppliers of Bünting because they have made a report in good faith. Bünting will respond to these employees or suppliers in an appropriate manner (e.g. by issuing a warning letter, holding a workshop, demanding compensation). Within the reporting procedure and also at the end of the reporting procedure, the Compliance Ombudsman will enquire with the whistleblowers if they have been subject to reprisals by employees of Bünting or by suppliers of Bünting.
Even after the conclusion of the procedure, whistleblowers may report to the Compliance Ombudsman if they have been subject to reprisals by employees of Bünting or by suppliers of Bünting.
What is the position of the Compliance Ombudsman?
The Compliance Ombudsman is not an arbitration board for disputes. The client relationship exists only between the company and the Compliance Ombudsman. Nevertheless, the Compliance Ombudsman acts impartially and is not bound by instructions from Bünting. As a lawyer, the Compliance Ombudsman is already bound by law to secrecy.
What happens with the report?
The Compliance Ombudsman will inform you within 24 hours that the report has been received. The Compliance Ombudsman clarifies the facts of the case with the whistleblower, what expectations the whistleblower has with regard to possible preventive or remedial measures and checks whether the report falls within the scope of application of these rules of procedure, in particular whether there could be a breach of duty related to human rights or the environment within the meaning Section 2 (2) and (3) of the German Supply Chain Compliance Obligations Act (Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz). If, in the view of the Compliance Ombudsman, there is no relevant violation, he will give reasons for this to the whistleblower.
If, on the other hand, a relevant violation appears to be possible, the Compliance Ombudsman will prepare the report and pass it on confidentially to the Bünting legal department. If necessary, the Bünting legal department will decide with the company management how to deal with the report. If there are sufficiently concrete grounds for suspicion of legal or policy violations, these are investigated internally in order to clarify and remedy possible misconduct. This is also done confidentially and discreetly in order to protect the interests of the whistleblowers and the persons concerned by the report. No later than three months after the report, the whistleblower receives feedback from the Compliance Ombudsman as to whether the reported violation could be established. If this is the case, the violation will be remedied. The expectations of the whistleblower will be taken into account. The whistleblower is encouraged to report it if he/she feels that the remedial action taken is not sufficient.
How to contact the Compliance Ombudsman?
You can contact the Compliance Ombudsman by any conceivable means (telephone, mail, fax, post or via the whistleblower system www.safewhistle.info). The Compliance Ombudsman is also available for personal meetings with whistleblowers, if desired also by way of audio-visual transmission. If you want encrypted communication, you can also use the messenger services Signal and Threema to contact the Compliance Ombudsman. It is also possible to send encrypted e-mails to the Compliance Ombudsman via Protonmail to the following address:
The contact details are as follows:
Rechtsanwalt Dr. Johannes Dilling
Landgrafenstraße 49
50931 Köln
Telefon: +49 (0) 221 933 107 40
Handy: +40 (0) 163 347 6111
Fax: +49 (0) 221 933 107 42
www.ra-dilling.de
www.safewhistle.info
Threema-ID: 3PX6278J
Via the whistleblower portal www.safewhistle.info, the messenger services to be found there, by e-mail and by post, whistleblowers can report violations in a language of their choice.
Likewise, whistleblowers may request that an interpreter with a special obligation of confidentiality joins personal meetings with the Compliance Ombudsman and that this interpreter is able to translate from and into the national language of the whistleblower.
At the special request of a whistleblower, Bünting will provide a Compliance Ombudswoman as a contact person in individual cases.
Furthermore, any complaints regarding a breach of due diligence obligations in the supply chain can also be submitted anonymously in a complaints portal:
https://prod.osapiens.cloud/portal/portal/webbundle/supplier-os-hub/supplier-os-hub/public-access-app/complaint.html#/public/hub/buenting/DEFAULT/complaint/new
External reporting offices
Whistleblowers may also choose to report information about violations to external reporting offices.
1. Bundesamt für Justiz (Federal Office of Justice)
The main external reporting office is the
Bundesamt für Justiz
Adenauerallee 99 – 103
D-53113 Bonn
Germany
Information on the notification procedure at the Federal Office of Justice, to which reference is made in accordance with Section 24 (4) sentences 1, 2 HinSchG, can be found here:
https://www.bundesjustizamt.de/DE/MeldestelledesBundes/MeldestelledesBundes.html
The online registration procedure can be found under the following link:
https://www.bundesjustizamt.de/DE/MeldestelledesBundes/MeldestelledesBundes_node.html
2. Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin; Federal Financial Supervisory Authority)
The competent external reporting office for reports pursuant to Section 21 No. 1 and No. 2 HinSchG is
Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin)
Graurheindorfer Straße 108
D-53117 Bonn
Germany.
Information on the notification procedure at the Federal Financial Supervisory Authority, to which reference is made pursuant to Section 24 par. 4 sentences 1, 2 HinSchG, can be found here:
https://www.bafin.de/DE/DieBaFin/Hinweisgeberstelle/hinweisgeberstelle_node.html
The online registration procedure can be found under the following link:
https://www.bkms-system.net/bkwebanon/report/clientInfo?cin=2BaF6&c=-1&language=ger
3. Bundeskartellamt (Federal Cartel Office)
The competent external reporting office for reports pursuant to Section 22 (1) HinSchG is
Bundeskartellamt
Kaiser-Friedrich-Straße 16
D-53113 Bonn
Germany
Infringements can be reported at any time, irrespective of the outcome of proceedings via an internal report.
Information on the notification procedure at the Federal Cartel Office, to which reference is made pursuant to Section 24 (4) sentence 1, 2 HinSchG, can be found here:
https://www.bkms-system.net/bkwebanon/report/channels?id=bkarta&language=ger
The online registration procedure can be found under the following link:
4. European Anti-Fraud Office
You can also report - anonymously if you wish - possible cases of fraud or other serious irregularities with a potentially negative impact on EU funds to the European Anti-Fraud Office (OLAF):
Europäische Kommission
Europäisches Amt für Betrugsbekämpfung (OLAF)
BE-1049 Bruxelles
Belgium
Information on the notification procedure at the European Anti-Fraud Office, to which reference is made pursuant to Section 24 par. 4 sentences 1, 2 HinSchG, as well as the online registration procedure can be found here: